チラシ、DM、明細書…どんどん増えていく「書類を一気に整理」できる3つのプロセス

Business concept. stack of business documents on office desk

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筆者が講座を開くと、ほぼ毎回質問があるのが「書類整理」のお悩み。

毎日家に届く新聞やチラシ、ダイレクトメール、請求明細、学校からのお知らせ……などなど、放っておくとすぐに一杯になってしまいますよね。

しかも書類はその特性上、1枚1枚確認しないと捨てられないので、時間がかかる割になかなか減らず、効果が見えにくいんです。

とはいえ、放っておくと山のようになってしまう「書類」を整理する手順をご説明していきます。

 

■プロセス1:自己流でいいので仕分け方法を確立しよう!

仕事部屋

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書類整理に限らず、一度にすべてのモノを一掃しようとすると、強い精神力と不屈の闘志が必要になります。

なので、手順を踏んで順番にクリアしていきましょう。

まずはこれから増えていく書類に対する収納を構築し、自己流でいいので仕分け方法を確立させて発生源を断ち切ります。

そして次に、すでにある書類を仕分けして順々に電子化。

そして廃棄していきます。

手紙など「思い出」が紙にくっついていると、電子化を躊躇しますよね。

こうなると賞味期限や有効期限という概念がなくなりますので、違う場所へ保管するのがいいでしょう。

 

■プロセス2:キャビネットやファイルボックスに、書類の「使用期限」を記す

ファイリング

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書類に限らず、ほとんどのモノには使用の「期限」があります。

土地の権利書や保険証書などの例外もありますが、ほとんどの書類は1年未満に不要となるはずです。

1年以上使う電化製品の取扱説明書もありますが、今はほとんどのものをインターネットで見ることができます。

これを踏まえて、まずはキャビネットやファイルボックス(書類ケース)を用意してインデックスしていきます。

量が少ない方は1つのキャビネットでコンパクトに管理し、仕事関係の書類が多い方などは、ファイルボックスで独立させるのもオススメです。

キャビネットの引き出しやファイルボックスに、(1)1ヶ月先、(2)3ヶ月先、(3)半年先、(4)1年先、(5)1年以上の「日付」をインデックスしていきます(例「2017年◯月末まで」)。

あとは届いた書類を仕分けていけば、期限到達後ににそのキャビネット内の書類を丸ごと廃棄できますし、1年以上の書類は1年後にまた仕分ければいいだけです。

 

■プロセス3:アプリも活用して、今ある書類を電子化する

Woman use of mobile phone with laptop computer

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家の中にある書類の量にもよりますが、まずは以下の5つなどに分けるといいでしょう。

  • 有効期限切れ・・・廃棄対象
  • 優待券やクーポン券・・・割引券やセールのお知らせなど
  • 行政関係の書類・・・保育園や保健所、税金関連など
  • 領収書・・・病院や仕事で必要なものなど
  • 子ども関連・・・学校からのお知らせなど

仕分けが終わったら、必要な書類をデータ化していきましょう。

データ化はスキャナーアプリを利用すると便利です。

中にはスマホのカメラで撮るとテキストに読み込んでくれる便利なアプリもあります。

「スキャナーアプリ」で検索すれば、たくさん出てきますので一度見てみましょう。

このようにスキャナーはちょっと面倒と感じる方は、スマホで撮っておくだけでも事足ります。

 

いかがでしたか?

これからもどんどん増えていく書類を整理するためには、まず自分なりの収納方法の構築から始めるのがオススメですよ。