“かさ張る書類”の整理には「見出しつきファイル」が最強だった!

 

保険や税金、領収書、取説……、家の中には「書類」と呼ばれるものが大量にあふれていますよね。

重要書類はもちろんですが、「必要かは分からないけど、とりあえず取っておく」というものも多いと思います。

でも……。

「その書類、全部必要なものですか?」

「棚などにきっちり収まっていますか?」

「目的の書類をすぐに取り出すことはできますか?」

上の3つの質問にすべてYESで答えられたら素晴らしいのですが、現実は「あちこち探してもなかなか見つからない!」とイライラしている方の方が多いはず。

そこで皆さん、そろそろ書類の整理に本気で取りかかりませんか?

書類の山を見るとめまいすら起こしそうになりますが、しっかり手順を踏んで丁寧に進めていけば、見違えるようにスッキリ使いやすくなりますよ。

筆者が提案する手順はたった5つ!

では、さっそくご説明いたしましょう。

 

■手順1:まずは、「いるもの」「いらないもの」を分ける

まずは、基本中の基本。

すべての書類について、「いるもの」「いらないもの」を分別します。

期限の切れたもの、すでに処分した家電の取り扱い説明書なども混じっている可能性大!

そして、必要なものは意外と少ないことに気付くかもしれません。

実は、この分別が一番大事で、大変な作業なんです。

根気よく、手際よく進めていきましょう。

 

■手順2:書類は、必ず「袋」から出して保存!

ところで、書類を“袋のまま”で保存していませんか?

袋のままだとサイズがバラバラで保管しづらいですし、ムダにかさ張ってしまいます。

また、一番の問題は中身が分かりづらいことですよね。

上の写真の左が袋のまま、右がファイルに入れ替えたものです。

比べてみると、探しやすさ、管理のしやすさ、スペースの問題、すべてにおいて右の方が優れていますよね!

ぜひ袋から出して保存することをオススメします。

あとは、中身をそのままファイルに入れ替えてあげるだけでOK!

 

■手順3:「見出しつきファイル」で、種類ごとにまとめる

分別が終わったら、次は書類の種類ごとにまとめます。

分かりやすい科目ごとにファイリングしていくのですが、ここで登場するのが「見出しつきファイル」

その名の通り、クリアファイルに見出しがついたものです。

メーカーによって様々なタイプがありますが、今回使ったのは写真右の「リヒトラブ」のもの。

見出しが立体的になっているので掴みやすく、飛び出し防止にも配慮されています。

使いやすいのでオススメですよ。

 

■手順4:ファイルに「ラベリング」はマスト!

書類をファイルに入れたら、次に大事なのが「ラベリング」

ラベルライターがあると楽チンですが、もちろん手書きでもOK!

このときのポイントは、同じものを2枚ずつ作り、見出しの裏表、どちら側にも貼っておくこと。探すときの時短につながります。

 

■手順5:「仕切板」を入れるとさらにわかりやすい

ファイルボックスなどに立てたら、市販の仕切板を使って分けておくとさらに探しやすいですね。

もちろん、この仕切りにラベリングするのもよし!

圧倒的に探しやすくなりますよ。

 

いかがですか?

今まで書類探しに時間を費やしていたのが嘘のよう!

かなり探しやすくなりましたよね!

一度システムを作ってさえあげれば、維持するのは簡単です!

ぜひお試しくださいね。