溜めないために!ゼロから始める「書類整理」の仕組みづくり

 

「汚れと書類は、溜めると大変」。

これは、主婦歴まもなく20年になる筆者(=好きなこと以外ではめんどくさがり)が、身を以て学んだ教訓です。

jat306 / PIXTA

溜まりに溜まって複雑になった汚れを落とすのに匠の技が必要なように、溜まりに溜まって難解になった書類を整理するのには「名人芸」が必要になります。

しかし、自分が匠でも名人でもない場合は……。

膨大な手間と時間をかけて、泣きながら汚れや書類と向き合う末路が待っているのです!

そうならないためにも、特に掃除が苦手、紙の管理が苦手な人は、まずは汚れや書類を「溜めすぎないこと」が大切。

好きなこと以外ではめんどくさがりな筆者が実践している「汚れを溜めすぎない工夫」については、以前ご紹介しました。

そこで今回は、「書類を溜めすぎない工夫」についてご紹介します!

 

■書類整理のポイントはきちんと「分類」すること!

bee / PIXTA

さっきから「書類を溜めると大変」だと何度もいっていますが、実際のところ、何がそんなに大変なのでしょうか?

だって、紙ですよ?

どんなに溜めても、そのまま資源ゴミや燃えるゴミに出しちゃえばいいじゃないですか?

……ってわけには、いきませんよね。

その理由は、積もりに積もった紙の山には、大事な書類が混在しているかもしれないからです。

でも、書類の「分類」さえできていれば、何が大事で、何が大事じゃないかがわかります。

全部がひとつの紙の山になっている状態に比べれば、それだけでも十分、書類整理はシンプルになるんです。

 

■「分類」に最適な場所は、実は玄関だった!

分類さえすれば書類整理はシンプルになるとはいえ、この作業を、1週間に1度、1か月に1度、1年に1度……などと、まとめて行うのは危険です。

紙の束は重ねると意外に小さくまとまるため、来週、来月、また来年と、先延ばしにしても、あまり邪魔になりません。

邪魔にならないからどんどん溜まって……気づくとやっぱり紙の大山ができてしまいます。

ABC / PIXTA

だからこそ、まとめて分類しようとするのではなく、紙が入ってきた「瞬間」、たとえば自宅の玄関などで分類してしまうのがオススメ。

DMでも請求書でも、子どもが持ち帰った書類でも、家に入ってきた瞬間、見た瞬間に分類できれば、後日分類する作業(と、「作業しなきゃ」と思い続ける心理的負担)が発生しなくなるからです。

 

■「書類整理ビギナー」のための分類方法

次は、分類方法についてです。

毎日、玄関で分類するとなると、自分にとって細かすぎる分類、難しすぎる分類では続きません。

帰宅直後の忙しい時間帯に、頭を使わないと判断できないような作業になってしまうと、「今忙しいから後で!」と、やっぱりここでも先延ばしにしてしまうからです。

とにかく書類整理の第一歩を、今日からスタートしたい!という状況であれば、まずは「保管するもの」と「不要なもの」に分けるだけでも十分です。

たとえば、クレジットカードの明細書を郵送で受け取っているなら、その場で封を開けて明細書(保管するもの)、それ以外の広告と封筒(不要なもの)に分類。

不要なものは、即処分すれば、紙の量は半分以下に抑えられます。

 

■「ちょっとステップアップ!」の分類方法

不要なものを即処分できるようになると、書類は劇的に扱いやすくなります。

第一関門突破です。

その次に考えたいのは、「保管するもの」の分類方法。

これもやっぱり、自分にとって細かすぎる、難しすぎる分類は避けた方が賢明です。

たとえば、筆者宅では、保育園から子どもが持ち帰る書類は、次の5つの分類で管理しています。

  1. 長期保管
  2. 短期保管
  3. 提出物(要対応)
  4. 不要なもの
  5. そのほか

「4.不要なもの」は前述のとおり、玄関で判断して処分。

1、2、3も、見ればすぐに判断できます。

ほとんどありませんが、判断が難しい書類があれば「5.そのほか」に分けておくようにしています。

 

■「溜めすぎない!」が、目標の管理方法

「保管するもの」の分類方法が決まったら、いよいよその管理方法を考えます。

筆者の場合、書類管理の目標は「溜めすぎたばっかりに、後で手間暇かけて整理する負担を下げること」です。

そのために採用した管理方法はこちら。

 

【1.長期保管】

長期保管するものは、区発行の育児ガイドブックや保育園生活の手引き、病児保育の案内など。

ほとんど見返すことはないので細かく仕分けず、ボックスにガサッとまとめて収めています。

ファイリング・ラベリングしていないため、必要なものを瞬時に取り出すことはできませんが、「ここを探せばある」という安心感は得られています。

見直し頻度は年1回程度。

 

【2.短期保管】と【3.提出物(要対応)】

短期保管するものは、月1回手渡される「給食表」や「園だより」など。

必要に応じてちょこちょこ見返すため、しまい込まず、まとめてバインダーにクリップ。

それとは別のバインダーに、提出する書類をクリップしています。

わが家では夫婦共に子どもを園へ送迎するため、夫にもわかりやすい方法を……と模索してたどり着いた管理方法です。

見直し頻度は月1回程度で大丈夫です。

 

【5. そのほか】

判断が難しい書類は、あえて「収納」せず、シェルフの隙間の定位置に仮置きしています。

溜まってくるとイヤでも目につくため、ときどき見返して、判断できるタイミングで行き先を決定します。

見直し頻度は「気になったとき」で大丈夫です。

 

書類整理の仕組みというと、「必要な書類を瞬時に取り出せるよう、美しくファイリングすること」が必須と考える人も多いかもしれません。

けれどもそれは、不要な書類が処分できていて、保管する書類が分類できていて、なおかつ分類した書類の保管期間を把握している人が挑戦する、高次元のステップなのかもしれません。

筆者同様、つい書類を溜めすぎちゃう……という人は、自分に合った小さなステップから初めてみるといいかもしれませんね。

「汚れと書類は溜めると大変」ですよ!(自戒の念)

 

「日刊Sumai」では、これまでにもたくさんの書類整理のアイデアをご紹介しています。

ご自身に合う方法をチェックしてみてくださいね。

 

(ライター:ライフオーガナイザー/クローゼットオーガナイザー さいとう きい)