保険や税金の書類…失くすと大変!誰でもわかる「重要書類」のファイリング術

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ダイニングやリビングで、散らかりがちだけど実は1番優先させたいのは、家に届く重要書類だったりしませんか?

保険関係の書類、自動車関係の書類、税金に関する書類……。

どれも重要かつ、すぐに再発行できないうえに、場合によっては生活にダイレクトに影響する書類ばかりです。

しかし、上手く整理収納ができずに「あの書類、どこにやったっけ!?」「あ!これ更新忘れてた!」なんて経験、誰しもがあるのではないでしょうか。

筆者は保険関係の書類を紛失してしまい、更新時に色々と面倒なことになってしまったという苦い経験があります。

そんな経験から、家庭書類を簡単に、そしてスピーディに処理できるようなファイリングについて模索してきました。

定期的に届く重要な家庭書類は、入ってきた時に処理するのがベスト! ただし、“適切な保管場所”を設けていなければ、なかなかスムーズに処理できません。

そこで、今回はスムーズに処理するための、家庭書類のファイリング術についてご紹介します。

 

■一時置きはNG!専用ボックスを用意しよう

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まずは、“再発行が難しい重要な書類専用”のフォルダを作りましょう。

一時置きボックスなどに、他の細々としたものと一緒に入れてしまうと、他の紙類と混ざって誤って捨ててしまう恐れもあります。

きちんとした個別スペースを作って、他の書類と混在させないことが大事。

 

■細かいラベリングで、分かりやすく!

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今くらいの時期だと、年末調整に関わる書類が送付される時期です。

年末調整の書類が届いてから、実際に必要になる時期まで、期間が空いてしまうので、各所から送付される証明書等は、専用のフォルダで確実に保管しておきましょう。

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家族の名義単位で発生する保険証書などの重要書類は、被保険者と種類をセットにしてラベリングした後ファイリングすると、更新時にわかりやすくなります。

同じように、自動車保険についても、自動車ごとにファイリングしておくと、更新時にスムーズに証書交換できますよ。

 

■いざという時のために!家族みんながアクセスできる場所に

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フォルダやクリアファイルでわかりやすくファイリングした家庭書類は、家族みんながアクセスできる場所に仕舞うことが大事。

何かあっても、きちんとラベリングされていれば、誰でも、目的の書類に最短コースで届くことができ、必要なときに焦ることもありません。

 

家庭書類は、キッチンツールのように毎日使うものではありませんが、何かあったときに生活に直結するものばかりです。

重要な家庭書類こそ、いつでも誰でも取り出せられるようなファイリングにし、もしものときに備えられるような状態にしておきましょうね。