筆者の住むマンションでは管理組合の総会が4月にあります。
総会は管理組合最大の意思決定機関であり、組合行事の中で最も重要なものになりますが、管理会社のフロントにとっても大変な仕事になります。
今回はそんなマンションの「管理組合総会」について書いてみたいと思います。
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総会には「定時総会」と「臨時総会」の2種類ある
区分所有法によりマンションの管理組合においては少なくとも年1回の総会の開催が義務付けられていますが、毎年必ず1回開催されるのが定時総会です。
こちらでは管理組合の決算・活動報告、予算の審議や役員の選任等について決議されます。
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定時総会とは別に、文字通り「臨時」に開催されるのが臨時総会で、次の総会まで待てないような緊急性のある事項について決議します。
修繕積立金を取り崩すには総会の承認が必要ですが、そういったまとまった額のお金が必要な工事を緊急に実施しなければならなくなったような事例が該当します。
決算から3か月以内に開催しなければならない
管理組合総会の時期としては月末の週末という事例が圧倒的ではないでしょうか。
ほとんどのマンションでは、新会計年度が始まってから3か月以内に総会を開催するように規約で定められています。
会計を締めてから総会の準備を完了させるまでにほぼ3か月かかるため、どうしても月末となってしまうのです。
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会計年度が終了すると決算をまとめまる作業に入りますが、最終的な決算資料ができ上がるまで1か月ちょっとかかります。
決算資料ができ上がると管理会社のフロントはそれに基づいて総会議案書（案）を作成し、理事会に諮るのですが、ここまでで決算を閉めてから約2か月です。
総会議案書は開催日の2週間前までに発送しなければならないとされ、正式版の議案書の作成、印刷等の期間を加えると、組合会計を閉めてから総会開催までどうしても3か月近くかかってしまうのです。
会場の都合により第2週の開催になったことが筆者は1回だけありますが、全ての工程を極限まで前倒ししなければならず、実に大変であった記憶があります。
総会では「賛成」か「反対」の二択しかできない
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総会への参加方法としては出席する、委任状を提出する、議決権行使書により意思表示するという3通りあります。
委任状や議決権行使書といった書面での参加の場合は、事前に配布された議案書の内容だけで意思表示しなければならないことになります。
議案は理事会がベストと判断したもののみが提案され、それに対して賛成か反対かのどちらかを問う形式になっていますが、これは書面による参加者を尊重するためです。
管理組合総会は大勢の人が様々な形式で参加する会議ですから、多様な意見の中から話し合いで一つに集約するというのは不可能なのです。
テレビドラマなどでは会議の場で「緊急動議」が出される場面がありますが、こういったものも書面で参加している組合員をないがしろにする行為であるので認められていません。
議案書の右上に記入された日付は意外と重要
区分所有法35条1項は、総会開催日の「1週間前」までに、標準管理規約43条1項では「2週間前までに」総会開催通知を各区分所有者に対して発送しなければならないと規定されています。
十分に余裕をもって準備できている時は特に問題ないのですが、ギリギリとなってしまった時はこの「2週間前までに」をどう解釈するかが非常に大切になります。
公式的には通知を発送する日と総会開催日を含めることなく、中2週間を空けなければならないのだとされています。
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仮に総会を4月29日に開催する場合、中14日間空けて4月14日までに議案書を発送しなければならないことになります。
通常は一旦管理室まで宅配便で送るのですが、資料作成が発送日の最終の集荷時間に間に合わず、仕方がないので翌日マンションまで自分で運び、ポストに直接投函するというようなことをしたこともあります。
また「緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を得て、5日間を下回らない範囲において、期間を短縮することができる」という規約の規定を最大限拡大解釈したことも1回だけですがあります。
総会前のフロントは、資料を作りながら常にカレンダーとにらめっこしているものなのです。
会場には様々な場所を利用する
総会は多くの人が参加するので会場の確保が重要です。
マンション内に集会室があればいいのですが、そのような恵まれたマンションは限られており、そのため会場としては様々な場所を利用しました。
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近隣の貸会議室を利用する場合が多かったのですが、出席者がそれぞれ自宅から椅子を持参してエントランスホールで開催したこともありますし、出席者が数名という場合には管理室や喫茶店を利用したこともあります。
会場としてファミレスを使用し、まず食事を済ませてから会議に入るのが恒例というマンションがありましたが（食事代は会議費として支出）、管理に対する目が格段に厳しくなった現在でもそれを続けているかどうかはわかりません。
管理組合総会の表と裏というような内容を考えていましたが、「総会とは何か」という話で一杯になってしまいました。
次回は総会を実際に運営する際の裏話をご紹介したいと思います。