書類探しで年間80時間もムダに。「書類がない!」をなくすコツとは?

仕事をしている時間でムダな時間といえば、”書類を探す時間”

考えたくはないですが、一つの書類を探す行為はほんの1~2分だったとしても、1日何種類もの書類を探せばそれは数十分に及ぶこともあるんです。

このロスについて、「コクヨ株式会社」は”週に書類を5日以上検索する有職者1,031名”を対象に、”紙書類を探す行為に関する調査”を実施しました。

皆さんは書類を探すためにどれくらいの時間を費やしているのでしょうか?

今回は「デスク周りの書類整理」についてのお話です。

「書類探し」で年間80時間もムダにしている!

アンケート

コクヨが実施した調査によると、1日のうち書類を探す時間はなんと“約20分”

これを一年間に換算すると、なんと“約80時間”に相当します。

書類がいっぱい

jat306 / PIXTA(ピクスタ)

この衝撃的なロスタイムの量にびっくりされた方も多いのではないでしょうか。

アンケート実際に、コクヨの法人モニターアンケートでは、以下の悩みが6割にのぼります。

  • 書類の検索に時間がかかっている
  • 書類が場所をとり作業スペースが狭くなる
  • 書類が減らない
書類デスク

jat306 / PIXTA(ピクスタ)

これほど断捨離や整理収納がブームになっているのにも関わらず、多くの企業で、”書類整理”はいまだに大きな課題となっているんです。

 

なぜ「書類がない!」に陥るのか?

「書類がない!」といつも言っている人って、なんとなく”デスク周りが散らかっている”イメージがありませんか?

デスク書類

zhengqiang / PIXTA(ピクスタ)

同時に、このようなタイプの方は、”書類を捨てられない”タイプの方が多いように思います。

  • 優先順位をつけず、とりあえずファイリングしてしまう
  • とりあえずデスクに書類を置く
  • 書類をもとにもどさない(書類の”住所”がない)

これらに当てはまる方は、時間をロスしている可能性が高いんです。

デスク周りの環境が悪く、書類がない!を繰り返していると、仕事へのやる気や集中力も阻害されてしまいます。

書類探し

Graphs / PIXTA(ピクスタ)

またミスをしやすくなりますし、万が一、重要書類を紛失してしまった場合は責任を問われることになります。

書類整理ができてないことのメリットは何もないと思いませんか?

 

書類整理のコツとは?

アンケート

書類整理といえば、年間約4.4億枚が出荷されている”クリヤーホルダー”

安価で、小分けしやすく、持ち歩きもしやすくオフィスの必需品といってもいいでしょう。

クリアファイル

apple / PIXTA(ピクスタ)

しかし、”見出しが書きづらい””とりあえず入れて重ねてしまい結局書類は行方不明”という声も……。

調査を実施したコクヨでは、1.見出しを書く(Ka)、2.書類を立てる(Ta)、3.書類を捨てる(Su)の3つのアクションで、書類の整理・活用をサポートするファイルシリーズ「KaTaSu(カタス)」を販売しています。

KaTaSu

  • ファイルに”名前”(見出し)をつけてあげること
  • ファイルの住所をつくる(戻す場所を決める)
  • 立てて保管する(平積み、山積み厳禁)

これを徹底すれば自然と書類は片付き、書類整理の習慣がつくはずです。

デスクの上で立てて保管すると、必要な書類が見つけやすくなり、不要な書類も見分けやすく、かつ捨てやすくなるようです。

書類整理

mits / PIXTA(ピクスタ)

”捨てる”こと自体が苦手な方は、当たり前のようにプリントアウトして保管する癖を見直してみたり、日付の古いものは捨てるなど、ルールを決めてしまうのもいいでしょう。

 

いかがでしたか?

デスクにファイルや書類を放置することは禁止!という企業に勤めていた筆者。

このルールにより、デスク周りはいつも整理整頓されており「書類がない!」という経験は幸いあまり記憶にありません。

筆者がおススメする書類整理のコツは、整理整頓したくなるアイテムをデスク周りに置くこと。

好きな色やデザインのファイルボックスを並べたり、好きなメーカーで揃えるのもいいですね。

書類整理が苦手という方、ぜひお試しください!

 

【参考】

※ 書類を探す時間は“1年で約80時間”書類探しを楽にするクリヤーホルダーファイリング「KaTaSu(カタス)」第3回【関西】働き方改革EXPOに出展

※ 「KaTaSu」(カタス)-KOKUYO